En innflyttingsprotokoll ved utleie er et skriftlig referat av boligens stand den dagen leietakeren overtar den: rom for rom, med målerstand, antall nøkler, feil og mangler, bilder med dato og signatur fra både deg og leietakeren. Den er grunnlaget du sammenligner med når leieforholdet slutter.
Uten protokoll er det vanskelig å bevise at en skade har oppstått i leieperioden. Med en god protokoll er de fleste uenigheter avklart på fem minutter.
Kort fortalt
- Protokollen dokumenterer standen ved overtakelse, som er målestokken både for ditt vedlikehold og for leietakerens tilbakelevering.
- Den bør ha målerstand, nøkler, rom-for-rom-beskrivelse, feil og mangler og bilder med dato.
- Begge parter signerer, og begge får en kopi.
- Uten protokoll blir det vanskelig å få trekk i depositumet for skader.
Hvorfor protokollen avgjør depositumsoppgjøret
Etter husleieloven kapittel 10 skal leietakeren levere boligen ryddet og rengjort i samme stand som ved overtakelsen, bortsett fra vanlig slit og elde. «Samme stand som ved overtakelsen» er bare mulig å vurdere hvis du vet hvordan boligen faktisk var. Det er protokollen som forteller det.
Depositumet kan dessuten bare utbetales til deg med leietakerens skriftlige samtykke eller en avgjørelse fra Husleietvistutvalget eller domstolen (husleieloven § 3-5). Havner saken i HTU, er protokollen med bilder ofte det viktigste beviset du har. Se også depositum ved skader.
Protokollen beskytter også leietakeren. Står det at det var en sprekk i vasken ved innflytting, kan ingen senere kreve den dekket.
Et typisk eksempel: ved utflytting ser du dype riper i parketten i stuen. Står det i innflyttingsprotokollen «parkett uten riper», med bilde, er saken enkel. Står det bare «stue ok», eller finnes det ingen protokoll, er det vanskelig å vise at ripene er nye.
Dette bør stå i innflyttingsprotokollen
- Grunnopplysninger: adresse, navn på utleier og leietaker, dato og klokkeslett for befaringen.
- Målerstand: strømmåler med målernummer, og eventuelt vann eller fjernvarme hvis boligen har egen måler. Ta bilde av måleren.
- Nøkler: antall og type – for eksempel tre leilighetsnøkler, én postkassenøkkel og to nøkkelbrikker.
- Rom for rom: gulv, vegger, tak, vinduer, dører, skap og fast utstyr.
- Feil og mangler: alt som ikke er i orden, beskrevet konkret med plassering og størrelse.
- Inventar: hvitevarer og møbler som følger med, med tilstand.
- Bilder: nummererte bilder med dato, koblet til punktene i protokollen.
- Signatur: fra begge parter, med dato.
Hvordan du beskriver tilstanden presist, med eksempler på gode og dårlige formuleringer, står i guiden til overtakelsesprotokoll.
Slik gjennomfører du befaringen
- Avtal tidspunkt med leietakeren samme dag som nøklene overleveres, i dagslys hvis mulig.
- Gå gjennom boligen sammen, i fast rekkefølge fra gangen og innover.
- Test det som kan testes: kraner, sluk, komfyr, ovn, vifte, røykvarslere og stikkontakter.
- Noter feil mens dere står i rommet, og ta bilde av hver feil.
- Les opp målerstand og tell nøklene sammen.
- Signer begge to før dere går, og gi leietakeren en kopi.
Sett av god tid. En grundig befaring av en vanlig treromsleilighet tar gjerne tre kvarter til en time. Det er lite sammenlignet med tiden det tar å løse en tvist om depositumet senere.
Når leietakeren finner feil senere
Noen feil oppdager man først etter noen dager: en ovn som ikke varmer, et vindu som ikke lukker helt. Skriv i protokollen at leietakeren kan melde slike feil skriftlig innen for eksempel sju dager, og at de da legges til protokollen. Det gir en ryddig frist og hindrer at nye påstander dukker opp først ved utflytting.
Leier du ut møblert, bør inventaret ha en egen liste: hver gjenstand, antall og tilstand. Seks spisestoler, én med løs rygg, er lett å kontrollere ved utflytting. «Møblert» er det ikke.
Med Leasio fylles inn- og utflyttingsprotokollen ut digitalt og lagres på leieforholdet, slik at bildene og signaturene er samlet når du trenger dem.
Bruk samme mal når leietakeren flytter ut
Den største gevinsten får du hvis utflyttingsprotokollen følger nøyaktig samme struktur. Da kan dere gå gjennom punkt for punkt og se hva som er endret. Se utflyttingsprotokoll for utleiere, og sjekklisten for innflytting for alt annet som skal på plass den første dagen.