En overtakelsesprotokoll for bolig er et skjema der du beskriver tilstanden rom for rom når leietakeren overtar, og bruker nøyaktig samme skjema når hen flytter ut. Det som gjør protokollen verdifull, er presise beskrivelser: hvor feilen er, hvor stor den er, og hvilket bilde som viser den. «Pent og ryddig» er ikke nok.
Her handler det om hvordan du skriver protokollen. Hva den skal inneholde og hvorfor, står i guiden til innflyttingsprotokoll.
Kort fortalt
- Bruk samme mal ved innflytting og utflytting, så kan dere sammenligne punkt for punkt.
- Beskriv feil med plassering, størrelse og bildenummer.
- Ta oversiktsbilder av hvert rom og nærbilder av hver feil, med dato.
- Målerstand, nøkler og signatur fra begge parter hører med.
Mal: rom for rom
Del protokollen inn etter rommene i boligen. For hvert rom går du gjennom de samme elementene. En tabell gjør det oversiktlig:
| Rom | Element | Tilstand | Bilde |
|---|---|---|---|
| Stue | Gulv | Parkett. Riper ca. 10 cm foran balkongdør, ellers uten merker | 12, 13 |
| Stue | Vegger | Hvit maling, to små spikerhull over sofa | 14 |
| Kjøkken | Benkeplate | Laminat. Brent merke ca. 3 × 3 cm til høyre for komfyr | 21 |
| Kjøkken | Komfyr og ovn | Alle plater og ovn testet, virker | 22 |
| Bad | Sluk og fuger | Sluk renset, fuger lett misfarget i dusjhjørnet | 31, 32 |
Faste elementer for hvert rom: gulv, vegger, tak, vinduer, dører og karmer, lister, lys og stikkontakter, og fast utstyr som skap, hvitevarer og sanitærutstyr.
Formuleringer som holder – og som ikke gjør det
Vage ord skaper tvist. Sammenlign:
- Vagt: «Gulv ok.» Presist: «Eikeparkett, ingen synlige riper. Matt lakk i gangsonen.»
- Vagt: «Noen merker på veggen.» Presist: «Tre grå merker ca. 5 cm, vegg bak spisebord, 1 m over gulv.»
- Vagt: «Bad fint.» Presist: «Fliser hele. Silikon rundt badekar løsnet ca. 20 cm i hjørnet mot vegg.»
- Vagt: «Hvitevarer fungerer.» Presist: «Oppvaskmaskin testet med ett program, virker. Kjøleskap holder kulde, fryseskuffe nr. 2 har sprekk.»
Skriv tilstanden, ikke vurderingen. «Slitt» og «pent» betyr ulike ting for ulike mennesker. En sprekk på fem centimeter betyr det samme for alle.
Bilder som faktisk er bevis
- Sjekk at kameraet eller telefonen lagrer dato.
- Ta ett oversiktsbilde fra døren i hvert rom, så man ser helheten.
- Ta nærbilde av hver feil, gjerne med en linjal eller mynt ved siden av for størrelse.
- Nummerer bildene og før nummeret inn i protokollen.
- Lagre bildene samlet med protokollen, og send leietakeren en kopi.
Bruk samme vinkler ved utflytting. To bilder fra samme sted med to års mellomrom sier mer enn en lang beskrivelse.
Mange filmer i tillegg en rolig gjennomgang av hele boligen med mobilen. En video erstatter ikke protokollen, men fanger opp detaljer dere ikke skrev ned, og datoen følger med filen.
Det som ikke er knyttet til et rom
Noen punkter hører til hele boligen og settes øverst eller nederst i protokollen:
- Målerstand for strøm, med målernummer og bilde. Eventuelt vann og fjernvarme.
- Antall nøkler og nøkkelbrikker, per type.
- Test av røykvarslere og plassering av brannslukker.
- Bod, garasje eller parkeringsplass hvis det følger med.
- Signatur og dato fra begge parter.
Skriv også hvem som var til stede. Møter noen på vegne av deg eller leietakeren, bør det stå i protokollen, gjerne med en kort skriftlig fullmakt som vedlegg.
Vanlige feil i protokollen
- Bare ett ord per rom, som «fint» eller «ok».
- Bilder uten dato, eller bilder som ikke er knyttet til et punkt i protokollen.
- Innsiden av skap, ovn, kjøleskap og oppvaskmaskin er ikke sjekket.
- Utstyr er ikke testet, bare sett på.
- Bare én av partene har signert.
- Protokollen ligger i en skuff, og ingen finner den når leietakeren flytter ut etter fire år.
Samme protokoll ved inn og ut
Ved utflytting fyller du ut en ny kolonne for tilstanden nå, ved siden av tilstanden ved overtakelse. Det som er likt, krysser dere av. Det som er endret, vurderer dere: er det vanlig slit og elde, eller en skade leietakeren må dekke? Se utflyttingsprotokoll for utleiere for gangen i utflyttingsbefaringen, og hva som kan trekkes fra depositum når dere er uenige.